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LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y EL SISTEMA DE CALIDAD:
La
estructura de la organización puede ser analizada como una imagen estática en
un determinado momento, pero su concepción debe ser flexible a lo largo del
tiempo para permitirle la adaptación a los cambios del contexto.
Minztberg1 plantea que toda actividad humana
organizada origina la necesidad de la
división del trabajo entre varias tareas y la coordinación de las mismas.
Es así
que arriba a la siguiente definición: “La
estructura de una organización puede ser definida simplemente como la suma
total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y
luego es lograda su coordinación entre estas tareas.”
El diseño de la organización debe contemplar
las características propias de ésta, así como los factores situacionales que
describen el contexto en el cual desarrolla su actividad.
Los
“mecanismos de coordinación de las
tareas” son los siguientes:
1.
El ajuste mutuo:
Es
utilizado generalmente en las empresas mas pequeñas y consiste en que la
coordinación del trabajo está en manos de quienes lo ejecutan en un ambiente de
comunicación informal.
2.
La supervisión directa:
Consiste
en la designación de un responsable por las tareas de otros, que las coordina
mediante instrucciones para luego ejercer la supervisión.
3.
La estandarización de
procesos de trabajo:
Consiste
en la programación o especificación de los contenidos del trabajo.
4.
La estandarización de
producciones de trabajo:
Las
producciones son estandarizadas cuando el resultado del trabajo está
predeterminado en base a especificaciones.
5.
La estandarización de
destrezas de trabajadores:
Cuando no se puede estandarizar el
trabajo o la producción, es necesario una capacitación especial del trabajador,
para ello se estandarizan la destrezas requeridas para cada puesto.
Para lograr con éxito la implementación
del sistema de calidad es necesario realizar una adecuada planificación que
contemple la estructura de la organización.
En
las organizaciones con estructura muy jerarquizada, con estrictas definiciones
de responsabilidad, dependientes del nivel superior y con escasa interpretación
del medio con el que interactúan y ningún márgen de iniciativa, los
departamentos pierden de vista los objetivos de la organización en su conjunto,
para limitarse exclusivamente al cumplimiento de sus metas como sector.
En
cambio, en organizaciones con estructuras horizontales, en las que los
distintos departamentos actúan interdependientemente, con el objetivo de alcanzar
una visión compartida, que es la de la empresa, con cierto grado de autonomía y
poder en la toma de decisiones, se logra un contacto permanente con el medio
favoreciendo la búsqueda de oportunidades y la neutralización de amenazas.
Las
empresas PyMEs se encuentran mejor posicionadas para aprovechar las ventajas de
estructuras organizacionales menos jerarquizadas, pero no deben perder de vista
la definición precisa de la MISIÓN de la empresa que debe contemplar la
política de calidad.
La
“misión” es la razón por la cual la
empresa realiza esa actividad, y debe contener los principios fundamentales que
guíen las acciones. Mediante la Estrategia se fijan los medios para cumplir con
la misión, la que debe estar orientada al Cliente y a la Comunidad.
1 MINZTBERG,
Henry, Diseño de Organizaciones
Eficientes, El Ateneo, Buenos Aires, 1996.
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