DOLORES OLVEIRA
En las pymes tiene importancia el el buen funcionamiento de la administración, que implica desarrollar y documentar procesos, proveer una infraestructura tecnológica y de sistemas adecuada, como así también la formación y conducción de un buen equipo de colaboradores. Estas tareas son determinantes para una buena gestión y una parte sustancial del resultado anual.
Un plan de mejoramiento administrativo implica atraer, educar, remunerar y motivar a un grupo de administradores que lleven a cargo las diversas tareas "de escritorio" como llevar la contabilidad, gestionar el dinero y los bancos, atender los impuestos y formalidades reglamentarias, liquidar salarios, pagar y cobrar, formalizar contratos y la decena de procesos que están abarcados por la tarea de administrar, precisó Luis Galeazzi, del estudio Barrero & Larroudé.
En el entorno de empresas pymes donde el capital y los recursos humanos son naturalmente escasos conviene plantear los cambios en base a dos principios: constancia y coherencia. Lo que no se puede hacer de golpe y con inversiones fuertes de dinero y recursos conviene hacerlo progresivamente, siguiendo un plan correcto que brinde coherencia y sinergia a los esfuerzos. Mantener un programa de mejoras constantes muchas veces es la única forma que disponen las pymes para producir saltos de calidad significativos en el medio y largo plazo, sostuvo Galeazzi.
Cuando una pyme se plantea cómo mejorar su capacidad administrativa debe desarrollar un proceso que asegure practicidad, capacidad de ejecución y orientación a resultados. La columna vertebral de ese proceso se puede describir en los siguientes puntos:
- Preguntarse por el grado de satisfacción con que los procesos administrativos sirven al negocio.
- Hacer un buen mapa de las fortalezas y debilidades de cada segmento de la administración.
- Plantear los asuntos más críticos que justifican una inversión de recursos y sus posibles soluciones.
- Analizar la factibilidad financiera de los cambios.
- Ordenarlos en un programa de implementación.
- Controlar periódicamente el avance.
La pregunta por la satisfacción de los servicios de la administración implica identificar cuál proceso de la administración es más deficitario y colabora menos con el resultado del negocio.
Los problemas de la empresa pueden asociarse a asuntos de logística, de finanzas, de carga impositiva, de control de los stocks, y muchos otros. Tener en claro cuál debilidad es mayor, o dónde está el eslabón más débil de la cadena, es determinante para enfocar la atención sobre ese punto sin distraer recursos y tiempo en asuntos de menor impacto. Dado que las pymes tienen limitaciones de dinero, de tiempo gerencial y de plazos, llegar al diagnóstico atinado es esencial para ordenar el plan, puntualizó Galeazzi.
Cumplida esta tarea corresponde pasar al segundo paso del programa: el mapa de fortalezas y debilidades de todas las actividades que participan de la gestión de esos problemas. Debemos revisar cómo se gestiona la actividad, parte por parte, identificando el grado de satisfacción que tenemos respecto a cada elemento. El análisis de las debilidades conviene ordenarlas en los tres factores principales de la administración: equipo, tecnología y procesos, subrayó Galeazzi.
Al distinguirse cada uno de los tres factores por separado y analizarse metódicamente cada uno en sí mismo, es posible que aparezcan debilidades que a priori se suponía que eran causadas por los sistemas en realidad estuvieron originadas en pobres o inexistentes definiciones de los procesos, o en debilidades en el equipo de colaboradores. O viceversa, que problemas que parecían partir de la gente pudieran estar originados en los sistemas o procesos.
Bien identificados los problemas de negocio y bien analizadas las debilidades que los procesos administrativos tienen respecto de esos asuntos, viene una fase importantísima: definir qué hacer, comentó Galeazzi, y agregó que no siempre definir la solución de los problemas es una tarea tan evidente. Si bien entender las causas facilita mucho las cosas hay que encontrar dentro de las varias soluciones posibles la que sea más eficaz, rápida y factible de ejecutar. Con alguna frecuencia se ve que las causas de los problemas no son tan graves y que una intervención simple como puede ser una reunión de trabajo para aclarar un proceso o la aplicación más inteligente de alguna funcionalidad del sistema informático es suficiente para producir un resultado positivo. Sin embargo, muchas veces se plantea "matar las moscas a cañonazos", lanzando proyectos que exceden el costo de lo que se pueden pagar o los recursos de que se disponen, enfatizó.
Mantener las soluciones tan simples como se pueda y enfocadas al resultado que se intenta alcanzar es de fundamental importancia para lograr resultados rápidos, indicó Galeazzi.
Finalmente, consideró importante que los dos últimos pasos de la metodología se hagan formalmente: elaborar el plan de implementación y ha cer su seguimiento con una frecuencia fija.
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